Mutabakat, işletmelerin finansal işlemlerini düzenli ve şeffaf bir şekilde yönetebilmeleri açısından kritik öneme sahiptir. Özellikle muhasebe ve finans departmanlarında sıkça karşılaşılan bu süreç, firmaların alacak ve borç kalemlerinin karşılıklı teyit edilmesi anlamına gelir. Bu yazımızda, mutabakat sürecinin ne olduğunu, nasıl yapılması gerektiğini ve 2025 yılı itibarıyla dijital dönüşümle birlikte süreçte dikkat edilmesi gereken detayları ele alıyoruz.
Mutabakat Nedir?
Mutabakat, iki taraf arasında gerçekleşen mali işlemlerin doğruluğunun teyit edilmesini sağlayan sistemli bir uygulamadır.
Şirketler arası ticari ilişkilerde gerçekleşen fatura, ödeme, çek veya senet gibi işlemlerin, her iki tarafın kayıtlarıyla uyuşup uyuşmadığının kontrolü mutabakat sürecinin temelini oluşturur. Bu uygulama, olası hata ve yanlış anlaşılmaları en aza indirerek, güvenilir iş ilişkileri kurulmasına katkı sağlar. Mutabakat yalnızca borç ve alacakların denetimi değil, aynı zamanda mali tabloların doğruluğunu artıran önemli bir iç kontrol mekanizmasıdır.
Mutabakat Türleri Nelerdir?
Mutabakat süreci, işlem türlerine göre farklı formatlarda uygulanabilmektedir ve her bir türün kendine özgü kontrol mekanizmaları bulunmaktadır.
Mutabakat işlemleri genel olarak cari mutabakat, BA (mal alım) mutabakatı ve BS (mal satış) mutabakatı şeklinde sınıflandırılır. Cari mutabakat, borç-alacak bakiyelerinin karşılıklı olarak kontrol edilmesini sağlar. BA mutabakatı, alınan mal veya hizmet karşılığı düzenlenen faturaların teyit edilmesi için yapılır. BS mutabakatı ise satılan mal veya hizmetlere dair faturaların karşı firma tarafından doğrulanması sürecini kapsar.
Mutabakat Süreci Nasıl İşler?
Mutabakat süreci belirli adımlar üzerinden ilerler ve bu adımların sistematik olarak uygulanması başarılı bir sonuç için gereklidir.
İlk olarak, firmalar kendi muhasebe kayıtlarını esas alarak karşı tarafa mutabakat mektubu gönderir. Bu mektupta ilgili döneme ait borç, alacak, fatura, ödeme bilgileri yer alır. Karşı taraf kendi kayıtlarını kontrol ettikten sonra eğer her iki tarafın bilgileri uyuşuyorsa onay verir. Eğer uyuşmazlık varsa, bu farklar belirtilerek taraflar arasında karşılıklı teyit ve düzeltme sağlanır. Süreç çoğunlukla e-posta üzerinden ilerlese de büyük firmalar özel mutabakat yazılımları kullanmaktadır.
Mutabakat Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Mutabakat işlemi yapılırken dikkat edilmesi gereken bazı temel unsurlar, sürecin doğruluğunu ve geçerliliğini doğrudan etkiler. Tarihlerin ve tutarların doğruluğu mutabakatın temelidir. Yanlış fatura numaraları veya eksik bilgiler, işlem sürecini uzatabilir. Ayrıca, gönderilen belgelerin arşivlenmesi, ileride oluşabilecek ihtilafların çözümü için önemlidir. Mutabakat belgeleri ıslak imzalı ya da dijital imzalı olarak saklanmalı, yasal süre boyunca muhafaza edilmelidir. Bu nedenle mutabakat işlemi sadece muhasebe departmanının değil, aynı zamanda hukuk ve denetim birimlerinin de dikkatli takibi altında olmalıdır.
Dijital Mutabakat Sistemleri 2025’te Ne Durumda?
2025 yılı itibarıyla dijital mutabakat sistemleri, manuel süreçlerin yerini büyük ölçüde almaya başlamıştır. Yeni nesil ERP ve muhasebe yazılımları sayesinde firmalar, mutabakat mektuplarını sistem üzerinden otomatik olarak oluşturmakta ve karşı taraflara iletmektedir. E-imza ve zaman damgası entegrasyonları ile işlemlerin güvenliği sağlanmakta, belgeler yasal geçerlilik kazanmaktadır. Ayrıca, yapay zekâ destekli analiz araçları uyuşmazlıkları önceden tespit ederek süreci hızlandırmaktadır. Bu durum hem operasyonel verimliliği artırmakta hem de hata payını en aza indirmektedir.
Sıkça Sorulan Sorular
Mutabakat süreci hakkında en çok merak edilen konuları sizin için derledik ve açıklayıcı cevaplarla detaylandırdık.
Mutabakat yapmak zorunlu mu?
Vergi Usul Kanunu kapsamında BA ve BS formlarının bildirilmesi zorunludur, bu nedenle bu tür mutabakatlar da dolaylı olarak yapılmak zorundadır. Cari mutabakat ise her ne kadar yasal zorunluluk olmasa da ticari güvenlik açısından oldukça önemlidir.
Mutabakat sürecinde hata yapılırsa ne olur?
Eğer mutabakat sürecinde bir hata yapılırsa, taraflar bu hatayı belgelerle tespit edip karşılıklı olarak düzeltme yapmalıdır. Hataların düzeltilmemesi durumunda mali tablolar ve beyanlar hatalı olabilir ve bu durum vergi cezalarına sebep olabilir.
Dijital mutabakat geçerli mi?
Evet, 2025 itibarıyla dijital mutabakat sistemleri resmi olarak geçerlidir. E-imza ve zaman damgası gibi teknolojilerle desteklenen dijital mutabakatlar, hukuki olarak kabul edilmekte ve fiziksel imza gerektirmemektedir.
BA ve BS mutabakatı nedir?
BA mutabakatı alınan mal veya hizmetlere ilişkin faturaların karşı firma tarafından onaylanmasını, BS mutabakatı ise gönderilen faturaların alıcı tarafından teyit edilmesini içerir. Her iki işlem de mali verilerin doğruluğunu sağlamak için yapılır.
Mutabakat ne sıklıkla yapılmalı?
Firmalar genellikle ay sonlarında veya üçer aylık dönemlerde mutabakat yapar. Ancak yoğun işlem hacmi olan firmalar için aylık hatta haftalık mutabakat yapılması önerilir.
Mutabakat belgeleri ne kadar süre saklanmalı?
Vergi mevzuatına göre mutabakat belgeleri en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Dijital ortamda saklanan belgeler de yasal kabul görür, ancak yedekleme yapılması önemlidir.
Mutabakat sürecinde kimler sorumludur?
Mutabakat sürecinden muhasebe departmanı sorumlu olmakla birlikte, bazı durumlarda finans, hukuk ve denetim birimleri de sürece dahil edilir. Özellikle büyük ölçekli firmalarda sorumluluk paylaşılarak yürütülür.
Mutabakat yapılmazsa ne gibi riskler doğar?
Mutabakat yapılmadığında firmalar arası borç-alacak farkları tespit edilemez, bu da finansal raporlarda hata oluşmasına ve güven zedelenmesine yol açabilir. Ayrıca vergi denetimlerinde ceza riskleri artar.
Yorumlar kapalı.